Семинар «Работа отделов обеспечения сохранности, государственного учета документов в КАИСА-Архив»

3 марта 2021 г. состоялся специализированный семинар по обмену опытом использования современных архивных информационных технологий по направлению «Работа отделов обеспечения сохранности, государственного учета документов в единой региональной информационной архивной системе на программной платформе КАИСА-Архив и с использованием другого программного обеспечения».

Семинар был организован Главным архивным управлением Московской области, ООО «Альт-Софт», Информационные и коммуникационные технологии, ООО «ТЭЛОС АРХИВ», ГКУ МО ЦГАМО, ГБУ МО МОАЦ и Московским областным отделением Российского общества историков-архивистов.

Семинар собрал более 180 участников (подключений) и слушателей из 32 регионов, представителей почти 30 органов управления архивным делом и государственных архивов страны. Это – республики Башкортостан, Татарстан, Бурятия, Чувашия, Тыва, Хабаровский край, Краснодарский и Красноярский края, а также области: Белгородская, Брянская, Воронежская, Ивановская, Калужская, Костромская, Ленинградская, Липецкая, Московская, Новгородская, Новосибирская, Оренбургская, Орловская область, Самарская, Смоленская, Тамбовская, Тверская, Томская, Тульская, Ульяновская, Ярославская, Москва и Санкт-Петербург и др.

В рамках семинара обсуждались как традиционные направления автоматизации деятельности по обеспечению сохранности, государственного учета документов (государственный учет архивных документов на бумажных носителях (фондовый) и фото-кино-фоно документов (нефондовый), в том числе особо ценных и уникальных документов; государственный учет страхового фонда и электронного фонда пользования; формирование паспорта архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива, контроль за наличием и физическим состоянием единиц хранения на бумажных носителях; контроль за микроклиматом в архивохранилищах и деятельностью хранителей по обеспечению нормативных температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов хранения), так и новые направления (обмен информацией с ПК «Архивный фонд» (конвертация данных из базы данных под управлением программного комплекса «Архивный фонд» в единую базу данных архива под управлением ПИК КАИСА, конвертация из единой базы данных архива в базу данных под управлением ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»); контроль за движением дел в архиве от подачи требования до возвращения дела на полку в хранилище (ведение электронных книг выдачи), ведение топографии (до уровня архивного короба и единицы хранения) с возможностью использования систем штрихкодирования и RFID-меток в ежедневной работе и при перемещении дел в другое архивохранилище; учет необнаруженных дел).

Заведующий отделом обеспечения сохранности, государственного учета документов государственного казенного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» И.Е.Сизоненко выступила с сообщением «Из опыта внедрения программной платформы КАИСА-Архив в работу отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов ГКУ Московской области ЦГАМО» на семинаре.

Участники семинара выразили готовность продолжить диалог по обсуждаемым задачам и перспективам развития, надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.