На заседании Коллегии Главного архивного управления Московской области подвели итоги работы архивных учреждений Московской области за 2021 год и обсудили приоритетные задачи на 2022 год

С докладом на эту тему выступила начальник Главного архивного управления Московской области Л.Ю. Кондратова. В 2021 году архивы Московской области продолжили работу в условиях пандемии и, исходя из эпидемиологических условий в регионе. В период стабилизации архивы работали в обычном режиме, при ухудшении эпидемической ситуации частично переходили на дистанционных режим работы, вводили ограничения на физический доступ граждан в читальные залы государственных и муниципальных архивов.

На 2021 год мы в качестве основного направления деятельности архивных учреждений Московской области были следующие: продолжение работы по цифровой трансформации деятельности архивных учреждений Московской области, повышение открытости государственных и муниципальных архивов Московской области и доступности документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.

В отчетном году благодаря развитию онлайн форматов использования архивных документов удалось обеспечить широкий доступ пользователей к документам Архивного фонда Московской области.

Государственными и муниципальными архивами Московской области в 2021 году исполнено 22675 тематических и 131114 социально-правовых запросов. По сравнению с 2020 годом количество запросов возросло на 12,5 процента.

В читальных залах государственных и муниципальных архивов работало 2073 пользователя, что на 16,5 процента ниже показателей 2020 года, при этом количество посещений возросло на 17 процентов и составило 4596.

Продолжилась работа по развитию информационной системы «Архивы Московской области».

В соответствии с распоряжением Главного архивного управления Московской области от 14.01.2021 № 4-р с 18 января 2021 года был открыт удаленный доступ пользователей к электронным образам архивных документов, в том числе временный доступ к электронному фонду пользования в информационной системе «Архивы Московской области».

О востребованности ресурса говорят следующие цифры. За 2021 год количество посещений ИС «Архивы Московской области» составило 85154 сеанса, количество зарегистрированных пользователей за год достигло 34654 человек, приобретено 2313 абонементов, направлено 5811 требований на выдачу дел в читальный зал, оформлено 789 заказов на выдачу цифровых копий архивных документов.

В рамках развития ИС «Архивы Московской области» продолжилась работа по техническому сопровождению системы.

В 2021 году к ней были подключены еще 10 муниципальных архивов (Богородского, Дмитровского городских округов, городских округов Домодедово, Ивантеевка, Кашира, Красноармейск, Лотошино, Мытищи, Озёры, Ступино). Таким образом, с учетом объединения городских округов в настоящее время в информационной системе подключено 2 государственных и 27 муниципальных архивов, что составляет 45 процентов от общего количества муниципальных архивов Московской области.

Проведена разработка новых и модернизация имеющихся модулей для организации работы государственных и муниципальных архивов Московской области. Была изменена логическая структура базы данных ИС «Архивы Московской области» для включения в нее информационных массивов муниципальных архивов; обновлен модуль «Управление правами доступа» для ведения разделов единой базы данных со стороны государственных и муниципальных архивов Московской области.

Был подключен модуль «Муниципальный архив» для ведения своего радела базы данных каждым муниципальным архивом; обновлен модуль «Мониторинг запросов» для обеспечения единой регистрации запросов на выдачу информации в муниципальных архивах и мониторинга их исполнения со стороны Главного архивного управления Московской области; обновлен модуль «Виртуальные выставки».

В ИС «Архивы Московской области» была проведена конвертация цифровых копий метрических книг муниципальных архивов, подключенных к системе, с возможностью оплаты пользователем абонемента через модуль платного доступа к этим документам в личном кабинете.

Создан инструмент автоматической передачи персональных данных пользователей системы в ВИС;

обеспечена возможность автоматической выгрузки данных из СПО ИС «Архивы Московской области» в ПК «Архивный фонд»;

реализован функционал оповещения специалистов о поступивших обращениях в модуль «Личный кабинет» ИС «Архивы Московской области» при работе в фоновом режиме;

разработан функционал передачи запроса из одного архивного учреждения в другое с возможностью автоматического оповещения специалистов о переносе запроса и сохранением статистики;

обеспечено представление путеводителей и Каталога изданий на сайте ИС «Архивы Московской области» и др.

Распоряжением Главного архивного управления Московской области от 26.04.2021 № 36-р было утверждено положение об информационной системе «Архивы Московской области».

В течение отчетного года продолжилась работа по внесению информации в тематические базы данных, коллекцию печатных изданий, по конвертации отсканированных графических образов описей дел.

Все это позволило обеспечить свободный и удобный доступ пользователей к документам Архивного фонда Московской области.

Государственными и муниципальными архивами в течение года проведена работа по оцифровке порядка 20 тысяч ед.хр. Всего по состоянию на 1 января 2022 года в государственных архивах Московской области оцифровано 10,3 процента (195 тыс. ед.хр.) от общего объема находящихся на хранении документов, в муниципальных архивах –4,67 процента (171 тыс. ед.хр.).

В 2021 году продолжилась работа по цифровизации предоставления услуг в сфере архивного дела.

Разработан административный регламент предоставления государственной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем на основании архивных документов, созданных до 1 января 1994 года».

Продолжилась работа по оптимизации муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя».

Предоставление муниципальными архивами Московской области государственной и муниципальной услуг в сфере архивного дела полностью в полном объеме стало осуществляться через Портал государственных и муниципальных услуг Московской области, срок их предоставления сокращен с 22 до 10 рабочих дней.

Еженедельно проводились вебинары для заявителей по вопросам подачи в электронном виде заявлений на предоставление государственной и муниципальной услуг в сфере архивного дела.

Через виджет «Задать вопрос куратору» на Портале государственных и муниципальных услуг Московской области были даны консультации гражданам и представителям организаций по вопросам доступа к архивным документам.

Согласно данным статистики Портала государственных и муниципальных услуг Московской области рейтинг услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем, затрагивающих права и законные интересы заявителей» составляет 4,67 из максимально допустимых 5 баллов.

В рамках развития электронного взаимодействия с территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации в 2021 году была проведена работа по заключению соглашений об информационном взаимодействии между Государственным учреждением – Главными управлениями Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Москве и Московской области и администрациями городских округов Московской области.

В 2021 году Главное архивное управление Московской области продолжило работу в государственной информационной системе Московской области «Единый центр управления регионом». За отчетный период через ЕЦУР было рассмотрено 529 обращений.

Мероприятия в области обеспечения сохранности архивных документов, в первую очередь, были направлены на развитие и модернизацию архивной инфраструктуры.

Благодаря совместной работе с органами местного самоуправления Московской области прирост площадей муниципальных архивом составил 503,7кв.м. Дополнительные площади были выделены муниципальным архивам городских округов Балашиха, Жуковский, Королёв, Серпухов.

В 2021 году архивное управление администрации городского округа Клин начало перемещение архивных документов из помещения, расположенного по адресу: г. Клин, ул. Гагарина, д. 3/2, в предоставленное помещение 3-х этажного здания, расположенного по адресу: г. Клин, ул. Левонабережная, д. 1.

За счет субсидии из бюджета Московской области были проведены работы по оснащению дополнительных помещений Воскресенского муниципального архива системами автоматического пожаротушения, охраной и пожарной сигнализациями.

Общий прирост стеллажных полок в 2021 году составил 1537,98 погонных метров.

Продолжилась работа по проведению капитального ремонта имущественных комплексов, переданных в оперативное управление Главному архивному управлению Московской области, расположенных по адресам: поселок Вербилки Талдомского городского округа и в городе Воскресенск.

По-прежнему большое внимание уделяется пожарной безопасности архивов Подмосковья. В 2021 году проведены работы по частичной замене модулей автоматической системы пожаротушения и установке новых систем пожаротушения в муниципальных архивах городских округов Балашиха, Дубна, Королёв, Лобня, Орехово-Зуево, Протвино, Пушкино, Ступино. Приобретено 58 новых и перезаправлено26 огнетушителей.

Продолжилась работа по созданию страхового фонда архивных документов. В 2021 году создан страховой фонд на 32 дела, находящихся на хранении в муниципальных архивах городских округов Ивантеевка, Кашира и Фрязино.

В целях обмена опытом работы по внедрению цифровых процессов управления по направлению «Работа отделов обеспечения сохранности, государственного учета документов в единой региональной системе на программной платформе КАИСА-Архив» в 2021 году были проведены специализированные веб-семинары, в которых также приняли участие наши коллегии из республик Башкортостан, Татарстан, Бурятия, Чувашия, Тыва, Хабаровского, Краснодарского, Красноярского краев, 21 области.

В рамках семинаров обсуждались как традиционные направления автоматизации деятельности по обеспечению сохранности, государственного учета документов (государственный учет архивных документов; формирование паспорта архива, контроль за наличием и физическим состоянием единиц хранения на бумажных носителях и др.), так и новые направления (обмен информацией с ПК «Архивный фонд»; ведение электронных книг выдачи, ведение топографии с возможностью использования систем штрих-кодирования и RFID-меток в ежедневной работе и др.), а также создание и управление электронным фондом пользования.

В сфере комплектования продолжилась работа по сокращению количества документов, хранящихся сверх установленного законодательством срока в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов.

Организована работа по приему на хранение в муниципальные архивы Московской области научно-технической документации.

Государственными и муниципальными архивами Московской области в 2021 году было принято на хранение 74,2тыс. ед.хр. управленческой документации, 55,8 тыс. ед.хр. документов по личному составу, 2837ед.хр. личного происхождения, 20 тыс. ед.хр. научно-технической документации, а так же фотодокументы и документы временного срока хранения, что соответствует среднему значению по комплектованию, а по НТД даже превышает в 2,5 раза объемы предыдущих лет.

За 2021 год объем Архивного фонда Московской области и других архивных документов возрос на 2,9 процента, в том числе в государственных архивах Московской области на 2,6 процента, в муниципальных архивах – на 3 процента.

В 2021 году продолжилось участие Главного архивного управления Московской области в проекте по оптимизации контрольно-надзорной деятельности.

В соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» Законом Московской области № 123/2021-ОЗ «О видах регионального государственного контроля (надзора) на территории Московской области» были установлены виды регионального государственного контроля (надзора) на территории Московской области, в том числе региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Московской области и определен предмет данного контроля.

В 2021 году была проведена работа по разработке Положения о соответствующем региональном государственном контроле (надзоре) и нормативных правовых актов, связанных с его проведением.

Одним из основных принципов контроля стал приоритет профилактической работы.

В 2021 году в рамках профилактической работы Главным архивным управлением Московской области было проведено 4 публичных мероприятия для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в общественных приемных Уполномоченных по защите прав предпринимателей в Московской области по Дмитровскому, Ленинскому, Рузскому городским округам, городскому округу Шатура; 4 вебинара, осуществлено 4 профилактических визита, проводилось консультирование.

В 2021 году Главным управлением была продолжена работа по информированию граждан о работе государственных и муниципальных архивов через средства массовой информации Московской области с использованием системы ЦУР СМИ. В 2021 году государственными архивами было инициировано 279 информационных поводов, муниципальными архивами – 1255 информационных повода, на которые было создано более 2 тысяч новостей.

Особое место в работе Главного архивного управления Московской области, государственных и муниципальных архивов Подмосковья в отчетном году занимала организация и проведение мероприятий, посвященных 80-летию начала Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг., 80-летиюначала Московской битвы.

В 2021 году продолжена реализацию проекта «Без срока давности». В рамках участия в данном проекте проводилась работа над сборником документов «Без срока давности». Подготовленная архивистами Московской области выставка «Без срока давности» экспонировалась в 2021 году в Технологическом университете им. А.А. Леонова и Московской губернской универсальной библиотеке.

В целях расширения доступа к материалам выставки ее виртуальный аналог был размещен в информационной системе «Архивы Московской области», к материалам выставки был подготовлен аудиогид; реализована возможность проведения онлайн-экскурсии.

Одним из приоритетных направлений работы на 2021 год стала подготовка проекта «Подмосковье помнит!».

Основной целью создания информационного ресурса является увековечение памяти всех жителей Подмосковья, которые принимали участие в обороне Москвы и своим трудом на предприятиях Московской области приближали общую Победу.

В рамках реализации проекта была организована работа по созданию массива данных о награжденных медалями «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.» и «За оборону Москвы» с привлечением волонтеров и студентов профильных Вузов. Для работы были привлечены волонтеры из 21 городского округа Московской области, студенты Российского государственного гуманитарного университета и Московского областного государственного университета. Всего внесено 62 300 записей. Работа над проектом продолжится в 2022 году.

Среди проведенных в 2021 году информационных мероприятий также можно выделить:

две Всероссийские научные конференции «Так начинался путь к Победе» и «Новая экономическая политика в фокусе исторических и современных дискуссий о путях развития России»;

Круглый стол на тему «Вставай страна огромная! Народное ополчение в 1941 г.: документы, воспоминания, факты»;

издание двух сборников документов.

Также отдельно следует отметить работу по розыску родственников погибших на территории Восточной Пруссии в нацистском лагере Офлаг-52 бойцов Красной Армии по документам муниципальных архивов Московской области.

Всего государственными и муниципальными архивами Московской области в 2021 году было подготовлено 379 выставок архивных документов, 454 статьи, 214 экскурсий, 18 теле- и 4 радиопередачи.

В 2021 году продолжилось межрегиональное сотрудничество архивных учреждений Московской области Было заключено соглашение о сотрудничестве в сфере архивного дела между ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный университет» и Главным архивным управлением Московской области и подписан меморандум с Республиканским государственным учреждением «Национальный центр рукописей и редких книг» Комитета по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

В целом можно отметить, что приоритетные задачи, установленные на 2021 год были решены.

Основным направлением деятельности архивных учреждений Московской области на 2022 год будет продолжение работы по цифровизации деятельности архивных учреждений Московской области, повышение доступности документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.

Приоритетным проектом остается продолжение работы по развитию и техническому сопровождению информационной системы «Архивы Московской области». Продолжится работа по поэтапному подключению муниципальных архивов к информационной системе. В 2022 году еще 10 муниципальных архивов будут подключены к данной системе.

В рамках сокращения количества бумажных документов планируется проработка вопроса о возможности предоставления отчетной документации государственными и муниципальными архивами через личный кабинет ИС «Архивы Московской области» в формате электронного документа.

Продолжиться работа по созданию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Московской области. На 2022 год запланировано создание ЭФП на 18,5 тыс. архивных дел.

По поручению Президента Российской Федерации от 10 февраля 2022 года по итогам совместного заседания Госсовета и Совета по науке и образованию, состоявшегося 24 декабря 2021 года рассматривается вопрос об организации оцифровки документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, включая хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, в том числе с применением технологий искусственного интеллекта, что позволит интенсифицировать работу по созданию электронного фонда пользования.

В целях расширения доступности услуг в сфере архивного дела планируется перевод в электронный вид с представлением через РПГУ государственной услуги «Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем государственными архивами Московской области». Срок представления государственными архивами услуги в сфере архивного дела будет сокращен до 15 рабочих дней.

В связи с сокращением расходов бюджета Московской области в 2022 году в рамках государственной программы «Культура Подмосковья» будет осуществлено только софинансирование технического переоснащения муниципальных архивов городских округов Королёв и Химки в части оснащения стеллажным оборудованием и системой кондиционирования; проведение капитального ремонта архивохранилища Пушкинского муниципального архива перенесено на 2023 год.

Продолжатся работы по повышению пожарной безопасности архивных учреждений Подмосковья.

В сфере комплектования необходимо продолжить работу по сокращению количества документов, хранящихся сверх установленного законодательством срока в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

В 2022 году Главное архивное управление Московской области примет участие в реализуемом в Московской области проекте по оцифровке контрольно-надзорной деятельности. На региональном портале Госуслуг и инвестиционном портале будет создан специальный раздел, на котором инспектора в цифровом виде будут взаимодействовать с юридическими лицами.

2022 год – год 100-летия образования СССР, 85-летия беспосадочного перелета экипажа В.П. Чкалова по маршруту Москва - Северный полюс – Ванкувер, 85-летия открытия канала Москва-Волга,80-летия окончания Московской битвы.

В рамках мероприятий, посвященных этим датам, планируется работа по продолжению работы над проектом «Подмосковье помнит», изданию сборника архивных документов «Без срока давности: Преступления нацистов и их пособников против мирного населения на временно оккупированной территории РСФСР в годы Великой Отечественной войны. Московская область», проведение выставок архивных документов.

Сохранение исторической памяти, документального наследия и возможность широкого доступа пользователей к нему остаются основными задачами архивистов. В 2022 году 85-летие отмечает Центральный государственный архив Московской области, богатейшее хранилище документов по истории Подмосковья.

В суровые годы гражданской войны, Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. архивисты честно выполняли свой профессиональный долг по сохранению документального богатства. Сегодня, в условиях новых вызовов, с которыми столкнулась наша страна, мы должны быть достойны наших предшественников и умело и профессионально отвечать на вызовы современности, как с точки зрения сохранности и пополнения Архивного фонда Московской области, так и с точки зрения внедрения прогрессивных методов работы.